Avis relatif aux pratiques en matière de confidentialité

Dernière mise à jour : 9 juin 2025

Maven Clinic Co. (“Maven”, “we”, or “us”) are committed to protecting the privacy of the health-related information we collect, store, use, and otherwise process Consumer Health Data, as that term is defined by the consumer health data privacy laws in Nevada and Washington.

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This Consumer Health Data Privacy Notice (“Health Privacy Notice”) applies to the Consumer Health Data we collect through the Maven website, located at www.mavenclinic.com, Maven’s mobile applications, Maven’s benefits administration services, and other products and services (collectively, our “Services”). We encourage you to read this Health Privacy Notice closely.

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This notice only applies to residents of Nevada and Washington. See review our Privacy Policy to understand our general practices for processing personal data.

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SOURCES OF CONSUMER HEALTH DATA

We collect Consumer Health Data in the following ways:  

  • Information you provide to us. Consumer Health Data and other information you may provide to us when you use our Services or otherwise interact with us.
  • Information automatically collected. We automatically collect certain information when you visit, use, or navigate our website and other digital properties, including through cookies and similar technologies.  
  • Information that we obtain from third party sources. We may receive Consumer Health Data about you from third party sources, such as your healthcare provider.

CONSUMER HEALTH DATA WE COLLECT

Depending on how you use our Services, we may collect the following categories of Consumer Health Data:

  • Health status or treatment information, such as your health conditions, status of your medical treatment, interventions, diseases, and diagnoses.
  • Medical history, including your health-related surgeries or procedures, use of purchase of prescribed medications,
  • Bodily functions, such as your vital signs, symptoms, or measurements (e.g., height, weight, and BMI).
  • Inferences about health derived from other health or non-health data, including the fact that you may be visiting our Services to seek healthcare.

HOW WE USE CONSUMER HEALTH DATA

We use the Consumer Health Data we collect for a variety of business purposes as described below:

  • To manage our relationship with you, including responding to your requests or inquiries, giving you access to content or information you request, and better understanding your interests and needs.
  • To analyze, personalize, and improve our Services and business.
  • To market and advertise our products and Services, including via email and through advertisements.
  • To comply with our legal obligations, including with respect to responding to authorities or reporting to government entities.
  • To create aggregated, de-identified, or other anonymous data; once the Consumer Health Data has been aggregated, de-identified, or anonymized, we may use and disclose it without restriction and in compliance with law.
  • To operate our business in an effective and compliant way, including to ensure you can access our Services, prevent fraud, protect our interests as a company, assess and defend claims, exercise rights and protect the rights of others, and for corporate matters like restructuring or potential reorganization or sale of our business or assets.

HOW WE SHARE CONSUMER HEALTH DATA

We share all the categories of Consumer Health Data that we collect with the categories of recipients described below:

  • Service providers that perform services on our behalf. It is our practice to prohibit our service providers from using your Consumer Health Data for any purpose other than to provide services to us. We use the following types of service providers:
    • Companies that analyze data, including providing website statistics and metrics related to our product sales;
    • Companies that provide technical business support such as data storage, software suites, cybersecurity services, and information technology troubleshooting services;
    • Event planning and travel organizations that help facilitate our programs and services; and
    • Companies that support us in product marketing and commercialization.
  • Professional advisors, such as lawyers, auditors, bankers and insurers, where necessary in the course of the professional services that they render to us.
  • Business partners, such as entities with whom we jointly offer services or co-sponsor events. These entities may collect data directly from you or via our Services.
  • Advertising Partners, where we have your consent to use your Consumer Health Data for marketing purposes, we may share your information with third parties for the purposes of serving you with personalized or targeted advertisements on third-party platforms and to measure advertisement engagement.
  • Government or law enforcement officials or private parties as required by law, as we believe necessary or appropriate to comply with applicable law and lawful requests and legal process.
  • In connection with any business deal (or potential business deal) such as a merger, consolidation, sale of some or all our business or assets, financing or acquisition, reorganization, or in the event of bankruptcy.

THIRD PARTY DATA COLLECTION VIA TRACKING TECHNOLOGIES

Certain third parties with which we partner or engage for services may use cookies and other tracking technologies to collect information about you from our Services. This information may include Consumer Health Data. Please see our Privacy Policy for details about our use of tracking technologies. ‍

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YOUR RIGHTS

Washington and Nevada consumers have certain rights regarding their Consumer Health Data, including:

  • Right to Access. You have the right to confirm whether we process your Consumer Health Data and to obtain information about how we process that data.
  • Right to Delete. You have the right to request that we delete your Consumer Health Data.
  • Right to Withdraw Consent. If you provided consent for our processing of your Consumer Health Data, you may have the right to withdraw that consent.
  • Right to Change. You have the right to ask that we change the Consumer Health Data that we collect.

To exercise your rights, please contact us at privacy@mavenclinic.com

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CHANGES TO THIS HEALTH PRIVACY NOTICE

We may update this Health Privacy Notice to reflect changes to our data and personal data privacy practices. If we make any material changes to this Health Privacy Notice, we will take appropriate steps to notify you of such changes. We encourage you to periodically review this page for the latest information on our privacy practices.

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La présente politique de confidentialité s'applique aux employés et aux prestataires indépendants de DCW Providers (IL) PLLC ; DCW Providers, PC ; DCW Providers NJ PC ; et Maven Clinic Administrators Inc. Les entités et les cabinets concernés par cette politique sont collectivement désignés par le terme « Maven » (« nous », « notre »). Les prestataires qui offrent des services par l'intermédiaire de Maven sont des professionnels indépendants exerçant au sein de différents groupes de cabinets professionnels indépendants.

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La société Maven Clinic Co. exploite les sites web accessibles à l'adresse https://www.mavenclinic.com/ ainsi que d'autres sites web, produits, services et applications mobiles comportant des liens vers la présente Politique de confidentialité, notamment les pages web et applications Maven (collectivement, les « Sites » ou « Sites web », sauf indication contraire). Les personnes qui utilisent les Sites et accèdent aux services par leur intermédiaire sont désignées ci-dessous par les termes « Utilisateurs », « Membres », « vous », « votre » ou « vos ».

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La présente Notice relative aux pratiques en matière de confidentialité (la « Notice ») vous informe de la manière dont nous pouvons utiliser et divulguer vos dossiers médicaux, vos dossiers de facturation ou toute autre information de santé que nous utilisons pour prendre des décisions vous concernant (les « Informations de santé protégées » ou « ISP »). Nous y décrivons également vos droits et certaines de nos obligations concernant l’utilisation et la divulgation de vos ISP, ainsi que la manière dont vous pouvez y accéder.

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Nous comprenons que les informations vous concernant et concernant votre santé sont sensibles, et nous nous engageons à protéger vos données de santé protégées. Par données de santé protégées, nous entendons les informations de santé protégées telles que définies par la loi fédérale (la loi HIPAA de 1996 et ses règlements d'application). Nous croyons fermement que les individus devraient contrôler leurs propres informations de santé, et à cet égard, vous disposez de certains droits concernant vos informations de santé.

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Obtenez un appareil électronique ou Copie papier de votre dossier médical.

Demande confidentielle communications.

Demandez-nous de limiter ce que nous utilisons ou partageons.

Obtenez une liste de ceux-ci avec qui nous avons Informations partagées.

Obtenez un exemplaire de ceci Avis de confidentialité.  

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Concernant certaines informations de santé, vous pouvez nous indiquer vos préférences quant à leur partage. Si vous avez une préférence marquée concernant la manière dont nous partageons vos informations dans les situations décrites ci-dessous, veuillez nous en informer. Dites-nous ce que vous souhaitez et nous suivrons vos instructions.

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Dans ces cas-là, vous avez le droit et le choix de nous dire de :

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Dans ces cas, nous jamais partager vos informations de santé protégées sans votre autorisation écrite :

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Dans certaines situations, nous devons obtenir votre autorisation écrite pour utiliser et/ou divulguer vos renseignements personnels sur la santé (RPS). Toutefois, sauf si les RPS sont des « renseignements hautement confidentiels » (tels que définis dans la phrase suivante) et que la loi applicable régissant ces renseignements nous impose des restrictions particulières, nous pouvons utiliser et divulguer vos RPS sans votre autorisation écrite aux fins décrites ci-dessous. Les « renseignements hautement confidentiels » désignent certains renseignements de santé bénéficiant d’une protection spéciale en vertu des lois étatiques et fédérales applicables et peuvent comprendre les dossiers des programmes de traitement des troubles liés à l’usage de substances, les dossiers de santé mentale, les renseignements sur la santé reproductive et d’autres renseignements de santé bénéficiant d’une protection spéciale en vertu de lois étatiques ou fédérales autres que la loi HIPAA. Pour divulguer des renseignements hautement confidentiels à des fins autres que celles permises par la loi, nous devons obtenir votre autorisation.

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Nous pouvons utiliser ou partager vos informations de santé protégées sans votre autorisation de la manière suivante :

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Outre les lois fédérales sur la protection de la vie privée comme la loi HIPAA, de nombreux États américains ont promulgué des lois offrant une protection supplémentaire à certains types d'informations de santé. Selon votre lieu de résidence, des protections supplémentaires peuvent s'appliquer à vos informations de santé, notamment aux types de données suivants :

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Lorsque la législation de l'État offre une protection de la vie privée plus étendue que la législation fédérale, nous appliquons les exigences les plus protectrices de l'État. Pour toute question concernant les protections spécifiques de votre État susceptibles de s'appliquer à vos informations de santé, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@mavenclinic.com.

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Sauf pour les finalités décrites ci-dessus, nous n'utilisons ni ne divulguons vos renseignements personnels sur la santé que lorsque vous nous donnez votre autorisation écrite. Par exemple :  

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Pour plus d'informations, consultez :  www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

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Nous pouvons modifier les termes de la présente Notice à tout moment, et ces modifications s'appliqueront à toutes les informations de santé protégées que nous conservons, y compris les informations médicales créées ou reçues avant leur mise en œuvre. En cas de mise à jour de la présente Notice, nous la publierons sur nos sites web. Vous pouvez également obtenir la version mise à jour en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous.

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Pour toute demande de renseignements, demande de documents, demande spéciale ou pour déposer une plainte, vous pouvez nous contacter par courriel à l'adresse suivante : confidentialité@mavenclinic.com ou écrivez-nous à l'adresse suivante :

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Maven Clinic Co.

À l'attention du service juridique

160 Varick Street, 6ème Sol

New York, NY 10013

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  1. Le client doit remplir le questionnaire d'intégration de Maven Wallet pour confirmer la conception de son ou ses régimes d'avantages sociaux applicables, y compris, mais sans s'y limiter, les conditions d'admissibilité à l'inscription des membres, les types de dépenses admissibles que les participants peuvent se faire rembourser et le traitement fiscal.
  2. Le client doit fournir à Maven un fichier d'éligibilité selon une périodicité convenue, mais au minimum une fois par mois.
  3. Chaque participant inscrit au portefeuille électronique est responsable de soumettre en temps opportun à Maven et/ou à son agent désigné des preuves de paiement valides, des factures détaillées pour les services, les informations de compte bancaire applicables et toute documentation justificative demandée.
  4. Le client et Maven définiront les modalités de paiement lors de la mise en œuvre. Le client devra fournir les fonds nécessaires à l'avance pour les remboursements via Maven Wallet afin de permettre le remboursement des participants dans les meilleurs délais.
  5. Maven collectera les informations relatives au remboursement des frais auprès des participants inscrits à Wallet via sa plateforme en ligne.
  6. Maven examinera les demandes de remboursement de frais reçues des participants inscrits à Wallet en fonction des règles du régime d'avantages sociaux applicable confirmées par le client, et soumettra à ce dernier toute question qui ne serait pas clairement déterminée par les règles du régime d'avantages sociaux applicable.
  7. Le client devra répondre rapidement à toute question de Maven concernant la clarification des règles applicables au régime d'avantages sociaux.
  8. Le client comprend, reconnaît et accepte que tout bénéficiaire admissible inclus dans le fichier d'admissibilité sera considéré comme admissible aux remboursements du portefeuille, sauf indication contraire écrite du client.
  9. Maven compilera les reçus et les dépenses fournis par les participants inscrits au portefeuille et préparera des rapports de dépenses et des factures agrégés du portefeuille (« Factures du portefeuille »), qu'elle enverra au client chaque semaine pour toute semaine au cours de laquelle un participant inscrit au portefeuille soumet une demande de remboursement.
  10. Le client doit confirmer quelles dépenses de la facture du portefeuille sont approuvées pour remboursement et s'assurer que des fonds suffisants sont disponibles pour que Maven ou son agent désigné puisse traiter les paiements de remboursement approuvés dans les 3 jours ouvrables suivant la réception par le client d'une facture du portefeuille.
  11. Maven pourra, à sa discrétion, soit : (1) verser les fonds de remboursement fournis par le Client sur le compte bancaire du Participant concerné dans les 5 jours ouvrables suivant l'approbation du remboursement par le Client, à condition que les fonds du Client soient suffisants pour le remboursement et que le Participant concerné ait fourni ses informations bancaires ; soit (2) fournir un rapport des montants, du type et du traitement fiscal des remboursements approuvés afin de faciliter le remboursement direct par le Client du ou des Participants concernés via son système de paie.
  12. Les obligations du Client en vertu de cette Annexe continueront de se poursuivre pendant au moins 90 jours après la résiliation du Contrat, afin de faciliter la prestation par Maven de ses services de remboursement administratif aux Participants inscrits à Wallet avant la résiliation du Contrat et qui souhaitent soumettre des demandes de remboursement pour les dépenses admissibles engagées avant la résiliation du Contrat.
  13. Le client reconnaît et accepte qu'il est seul responsable de toute communication aux membres concernant ses régimes d'avantages sociaux offerts par l'employeur, y compris toute communication nécessaire pour informer les membres des procédures alternatives de soumission de réclamations en cas de résiliation ou d'expiration du présent contrat.
  14. Le Client, en sa qualité de fiduciaire, de promoteur et d'administrateur de ses régimes de prestations aux employés, reconnaît être entièrement responsable de la mise en place, de la conception et de l'administration de ces régimes, ainsi que de toutes les obligations fiscales et de déclaration de paie y afférentes. Maven décline toute responsabilité à cet égard. Le Client comprend, reconnaît et accepte que : (A) Maven n'est ni promoteur, ni administrateur, ni fiduciaire des régimes du Client pris en charge par Maven Wallet ; (B) Maven n'assume aucune responsabilité à l'égard des régimes du Client pris en charge par Maven Wallet. (C) Dans la mesure où Maven fournit des services administratifs ou autres relatifs à un forfait Client, (I) ces services seront des services non discrétionnaires et de nature ministérielle, effectués pour le compte du Client et selon ses instructions spécifiques, (II) Maven n'assumera aucune obligation fiduciaire ou autre du fait de ces services en vertu de la loi ERISA (Employee Retirement Income Security Act) de 1974, telle que modifiée, ou de toute autre loi, et (III) le Client restera seul responsable de ces services et des obligations sous-jacentes ; (D) Le Client défendra et indemnisera Maven et ses propriétaires, employés, dirigeants, gérants et administrateurs contre toute responsabilité, demande, dommage, coût ou dépense (y compris les honoraires d'avocat raisonnables) (collectivement, les « Responsabilités ») découlant de toute réclamation, action ou procédure, intentée par un tiers (chacune, une « Réclamation »), dans la mesure où cette Réclamation est liée à un forfait Client pris en charge par Maven Wallet.